Lors du décès d'un représentant, la famille se retrouve souvent dépourvue, parfois sans aucun revenu et sans outils pour régler toutes les questions sous-jacentes au décès du représentant. À qui sera assignée la clientèle? Qui recevra les commissions? Combien recevra la succession suivant la vente des actifs du représentant défunt?
Une étape importante à considérer en prévision d'un décès ou d'une invalidité est la désignation d'une personne qui pourra exercer les droits et signer les documents nécessaires au nom du représentant inapte ou décédé. Comme une période d'inaptitude prolongée risque de mettre en péril la survie de l'entreprise d'un représentant, la mise en place d'un plan de succession adéquat et de la documentation pertinente facilitera le processus de transition et, ultimement, contribuera à alléger le fardeau que ce processus pourrait représenter pour la famille, le mandataire, le liquidateur ou l'exécuteur et Investia.
Il est primordial que chacun des représentants coordonne un plan de succession en cas d’inaptitude et de décès et en informe Investia qui en conservera une copie dans les dossiers des représentants.
Comme une personne inapte est dans l'impossibilité d'exercer ses droits civils, un mandataire à sa personne et à ses biens doit être nommé. Une telle nomination peut être effectuée par le biais d'un document couramment désigné comme un mandat donné en prévision de l'inaptitude. En mandatant une personne afin de faire respecter ses directives advenant le cas où il deviendrait inapte, le représentant s'assure que ses proches ne seront pas aux prises avec des procédures longues, complexes et coûteuses afin de nommer un tel mandataire. En cas d'inaptitude, le mandataire est celui qui donnera les directives afin de procéder au transfert de la clientèle.
L'objectif premier d'un testament est de désigner les bénéficiaires du patrimoine du représentant. En l'absence d'un testament, les biens seront distribués aux héritiers selon les lois applicables. De plus, le testament permet de nommer un liquidateur (aussi nommé administrateur ou exécuteur) afin de régler la succession. En cas de décès, c'est ce liquidateur qui donnera les directives afin de procéder au transfert de la clientèle. Il est important de s'assurer que le testament contient des dispositions au même effet que la convention d'achat/de vente.
Une convention écrite faisant état des détails relatifs à la vente de la clientèle doit être établie entre les parties. Afin de vous aider à ne rien oublier lors de l'établissement de ce contrat, un modèle de convention peut être utilisé à titre de référence. Toutefois, chaque situation étant particulière, vous devez vous assurer d'adapter les clauses à la situation qui vous convient. (Voir Modèle de convention d'achat/de vente - Décès ou invalidité).
La convention peut être de différentes natures; par exemple, elle peut stipuler que le représentant acquéreur s'engage irrévocablement à acquérir la clientèle du représentant vendeur en cas d'inaptitude ou de décès ou, encore, elle peut comporter un droit de premier refus qui implique que le mandataire ou le liquidateur du représentant vendeur doit offrir la clientèle au représentant acquéreur en premier lieu et à des conditions prédéterminées avant de pouvoir la vendre à une autre partie.
Afin d'assurer le financement de l'achat de la clientèle du représentant défunt, il est recommandé que le représentant acheteur souscrive une assurance vie dont le montant de la prestation couvrira le prix d'achat convenu. Comme le financement par assurance vie peut se faire de plusieurs façons ayant des impacts juridiques et fiscaux différents, il est important de choisir la stratégie adéquate et d'adapter la convention d'achat/de vente en conséquence.
En prévision du fait que certains clients puissent quitter Investia pour aller vers une autre institution lors du transfert de la clientèle, il pourrait être approprié d'inclure une clause de réajustement de prix dans la convention d'achat/de vente. Toutefois, il est important de garder à l'esprit que le mandataire ou liquidateur du représentant vendeur est celui qui devra mettre en application une telle clause advenant une demande de réduction du prix de vente.
Lorsque vous avez établi une entente pour l’achat/vente de clientèle en cas de décès ou invalidité. Veuillez transmettre celle-ci à l’équipe d’enregistrement Investia enregistrement@investia.ca afin que votre entente soit archivée à votre dossier. Ceci permettra à Investia de se mettre en action rapidement en cas de décès soudain ou d’invalidité.
Il est important de se rappeler que même si le représentant vendeur signe ce document, son représentant légal (mandataire ou liquidateur) devra être nommé selon la procédure requise dans les circonstances et devra remplir et signer ce document de nouveau au nom du représentant. Vous devez aussi savoir qu'Investia et ses employés n'ont pas le droit de se prononcer sur les aspects légaux du contenu de l'entente.
N.B. : Une liste des clients visés par cette transaction devrait nous être expédiée avec votre demande (veuillez nous indiquer s'il s'agit d'une clientèle en épargne collective et/ou en fonds distincts afin que nous puissions transmettre l'information à PPI au besoin).
Après avoir désigné l'acheteur de la clientèle du représentant inapte ou défunt, certaines mesures doivent être prises afin d'assurer une transition sans heurts de la clientèle et dans le respect optimal des intérêts du client, de la famille et d'Investia.
Advenant la survenance d'une inaptitude ou d'un décès, voici les étapes à suivre par le mandataire ou liquidateur du représentant vendeur :
Le mandataire ou le liquidateur doit communiquer avec le représentant acquéreur et Investia afin de les informer de la situation et d'enclencher les procédures de transfert.
Selon le type de document signé, la situation du représentant vendeur, de même que la juridiction à laquelle il est assujetti, certaines formalités devront être effectuées afin que la désignation du mandataire ou liquidateur soit effective. À titre d'exemples courants, il peut s'agir de l'homologation du mandat donné en prévision de l'inaptitude ou de la vérification du testament par un tribunal.
Afin d'initier le processus de transfert de la clientèle, le mandataire ou le liquidateur du représentant vendeur doit transmettre à Investia la convention d’achat/de vente – Décès ou invalidité.
Le directeur de succursale ou un représentant du même cabinet doit assurer le service aux clients entre le début de la période d'inaptitude ou la date du décès du représentant et la date de l'achat de la clientèle par le représentant qui assurera la relève.
Lors du transfert de la clientèle, les comptes clients seront immatriculés sous le code du représentant acquéreur. Sur réception de toute la documentation en bonne et due forme, le siège social effectuera le transfert de clientèle dans Univeris et fera parvenir une demande de transfert aux compagnies de fonds concernées. Une fois cette demande expédiée, le représentant acquéreur est responsable d'effectuer les suivis nécessaires afin de s'assurer que le transfert est complété.
Le représentant acquéreur pourra, s'il le désire, se faire créer un nouveau code afin que la nouvelle clientèle soit administrée séparément de sa clientèle actuelle. Pour ce faire, une demande doit être expédiée au service de l'enregistrement au moyen du formulaire prévu à cette fin. (Voir Entente de distribution de commission.)
Le nom du représentant acquéreur apparaîtra désormais sur les relevés de portefeuille expédiés aux clients par Investia.
Pour plus de détails, reportez-vous à la section « Transfert de la clientèle – vente immédiate ou progressive ».
En cas de décès ou d'invalidité du représentant, les commissions seront retenues jusqu'au transfert de la clientèle au représentant acquéreur. Dès le transfert de la clientèle, le représentant acquéreur sera rémunéré conformément aux politiques et procédures applicables advenant un tel transfert.