Plusieurs facteurs doivent être pris en considération lors d'une absence de la pratique de plus de 12 mois. Parmi les éléments les plus importants, une entente doit être conclue entre les représentants afin de mettre en place un cadre opérationnel et règlementaire aussi efficace que rigoureux pour le représentant qui sera attitré à la clientèle pendant la période de l'absence.
(à l’exclusion des directeurs de succursale Investia)
Valider ses qualifications et catégories d’inscription.
Oui. Un adjoint avec permis ou le directeur de la succursale peut servir temporairement la clientèle, mais ne peut être la solution pour toute la durée de l’absence.
Oui4
Le représentant principal doit soumettre une entente de distribution de commission
Recommandé6
Obligatoire
Le représentant qui prévoit s'absenter devrait toujours préparer son absence d'avance et aviser sa clientèle verbalement ou par écrit qu'il s'absentera afin d'éviter que le représentant remplaçant ne soit aux prises avec des situations d'urgence.
Voir le modèle de lettre aux clients – absence de moyenne et longue durée
1 Le représentant principal doit nommer un représentant qui assurera le service à ses clients pendant son absence et s'assurer que cette personne possède les mêmes qualifications et les mêmes catégories d'inscription afin de pouvoir servir la totalité de la clientèle.
2 Le représentant principal devrait toujours conclure une convention en bonne et due forme avec un autre représentant afin d'éviter des désagréments. Même s'il s'agit d'une absence de moins d'un mois, nous recommandons qu'une entente soit signée pour mandater un autre représentant inscrit auprès d'Investia, un adjoint avec permis ou le directeur de succursale pour s'occuper de la clientèle. Une fois signée par les deux représentants, l'entente doit être acheminée au directeur de succursale (si applicable), à son superviseur en conformité ainsi qu’à l’équipe de l’enregistrement Investia enregistrement@investia.ca.
3 Généralement, pour une absence de courte durée, aucune entente de compensation monétaire n'est conclue entre les deux représentants pour les services rendus. Cependant, il demeure à votre discrétion de prendre une entente si vous le désirez.
4 Généralement, lors d'une absence de moyenne durée, une entente de partage de commission est prise entre les représentants afin que le représentant remplaçant reçoive une compensation monétaire pour les services rendus durant l'absence du représentant principal. Le représentant principal doit remplir une entente de distribution de commission et la faire parvenir au service de l'enregistrement du siège social. Le partage des commissions peut être fait à partir des commissions d'acquisition et/ou de maintien.
5 Dans le cas d'une absence de courte durée, il est très rare que nous ayons à faire face à ce genre de situation. Généralement, aucune entente particulière n'est prise à cet effet.
6 Si, à votre retour, l'un de vos clients souhaite poursuivre sa relation d'affaires avec le représentant remplaçant, il est important d'avoir établi au préalable le montant à débourser pour l'actif qui demeurera auprès du représentant remplaçant à la résiliation de la convention de remplacement et d'en faire mention dans la convention.
Tout au long de l'absence, la clientèle demeurera sous le nom et le code du représentant principal. Le nom du représentant principal continuera également d'apparaître sur les relevés de portefeuille expédiés aux clients par Investia.
Le représentant remplaçant assure le service aux clients existants pour toutes les transactions de la même façon que pour ses clients réguliers. Le représentant remplaçant devient responsable des transactions effectuées durant l'absence du représentant initialement attitré aux comptes des clients.
Pour les comptes au nom du client, le représentant remplaçant devra faire signer un nouveau formulaire d'autorisation limitée à chacun des clients s'il désire effectuer des transactions sans leur signature.
Pour les comptes autogérés, le droit d’effectuer des transactions sans signature est maintenu pour les clients existants.
Le représentant remplaçant devra signer les formulaires d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC des clients existants et des nouveaux clients sous son nom personnel et son nouveau code afin de pouvoir effectuer des transactions.
Comme la clientèle aura été transférée vers son nouveau code, le représentant remplaçant aura automatiquement accès à toute la clientèle. À cet effet, une entente de confidentialité est incluse dans le modèle de convention de remplacement.
Le représentant remplaçant procédera au traitement des transactions des comptes transférés de la même manière qu'il le fait actuellement pour sa propre clientèle. Cependant, le représentant remplaçant devra s'assurer d'avoir télécopié l'un ou l'autre des documents suivants à l'imagerie afin de confirmer qu’il a bien pris connaissance de la situation du client : une copie paraphée du formulaire d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC de moins de 36 mois, ou, encore, une copie du nouveau formulaire d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC rempli avec le client.
Avant toute transaction, le représentant remplaçant doit prendre connaissance du profil du client (« CVC ») et s'assurer que les renseignements sont à jour. S’il n’y a aucun changement et que l’ouverture de compte ou la mise à jour CVC date de moins de 12 il pourra contresigner le formulaire existant et le consigner à l’imagerie du client comme preuve de vérification au dossier.
Si le formulaire d’ouverture de compte ou de mise à jour de CVC date de plus de 12 mois, le représentant remplaçant doit remplir un nouveau formulaire qu'il signera.
Le représentant remplaçant doit assurer le suivi des transactions afin de s'assurer qu'elles ont été traitées correctement au système et conformément aux instructions du client. Ce suivi est nécessaire afin d'éviter toute erreur pouvant générer une lettre d'indemnité et occasionner des frais pour le représentant remplaçant.
Si, pendant la période d'absence, un client existant souhaite ouvrir un nouveau compte, le représentant remplaçant peut le faire en remplissant la documentation avec le client et en signant un formulaire d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC pour ce régime. Ce nouveau compte sera ouvert sous le code de représentant principal. Cependant, à son retour, le représentant principal devra revoir et contresigner tous les formulaires et conserver une preuve de cette vérification au dossier.
Comme le représentant remplaçant aura accès à la clientèle dans Univeris et que la majorité des documents sont habituellement imagés, la plupart des documents nécessaires afin de bien servir la clientèle devraient être accessibles dans la section des documents imagés d'Univeris sous Client / Détails / Documents. Cependant, nous recommandons tout de même qu'une entente soit prise entre les représentants afin de permettre l'accès aux documents physiques si cela s'avérait nécessaire.
Le représentant remplaçant a les mêmes obligations de protection des renseignements personnels que le représentant principal et doit veiller au maintien de leur caractère confidentiel.
Les frais d'administration mensuels d'Investia continueront d'être facturés au représentant principal pendant les 3 premiers mois de son absence. Si l'absence se prolonge au-delà de 3 mois, les frais mensuels pourraient être suspendus jusqu'au retour en poste du représentant principal. Si une absence devait se prolonger au-delà de 3 mois, nous vous prions d'en informer l’équipe de l’enregistrement à : enregistrement@investia.ca afin que les frais soient suspendus jusqu'à votre retour.
Une étape importante vers l'achèvement du processus de gestion de l'absence consiste en la validation du travail effectué par le représentant remplaçant pendant l'absence. Toutes les opérations devraient être revues par le représentant principal afin d'assurer leur concordance avec les critères de convenance et les directives du client.
À son retour, le représentant principal devrait prendre connaissance des opérations effectuées par ses clients pendant son absence. Ce dernier doit revoir et contresigner les formulaires d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC pour toute mise à jour effectuée ou tout nouveau compte ouvert par le représentant remplaçant pendant son absence, de même que le rapport des transactions effectuées pendant cette période.
À son retour, le représentant principal doit aviser l’équipe de l’enregistrement Investia à : enregistrement@investia.ca d’annuler l’accès aux remplaçants temporaires et de rétablir son propre accès.