Une des considérations principales dont il faut tenir compte lors de la préparation d'une absence d'une durée de 1 à 12 mois est la rédaction de l'entente devant être conclue entre le représentant principal et celui auquel la clientèle a été nouvellement assignée. Un contrat rédigé avec soin et adapté à la situation particulière de chacun des représentants contribuera non seulement à éviter les problèmes éventuels mais assurera le maintien de la qualité du service offert aux clients.
(à l’exclusion des directeurs de succursale Investia)
Valider ses qualifications et catégories d’inscription.
Oui. Un adjoint avec permis ou le directeur de la succursale peut servir temporairement la clientèle, mais ne peut être la solution pour toute la durée de l’absence.
Possible4
Le représentant principal doit soumettre une entente de distribution de commission
Recommandé6
Obligatoire (pour une absence de trois mois ou plus).
Le représentant qui prévoit s'absenter devrait toujours préparer son absence d'avance et aviser sa clientèle verbalement ou par écrit qu'il s'absentera afin d'éviter que le représentant remplaçant ne soit aux prises avec des situations d'urgence.
Voir le modèle de lettre aux clients – absence de moyenne et longue durée
1 Le représentant principal doit nommer un représentant qui assurera le service à ses clients pendant son absence et s'assurer que cette personne possède les mêmes qualifications et les mêmes catégories d'inscription afin de pouvoir servir la totalité de la clientèle.
2 Le représentant principal devrait toujours conclure une convention en bonne et due forme avec un autre représentant afin d'éviter des désagréments. Même s'il s'agit d'une absence de moins d'un mois, nous recommandons qu'une entente soit signée pour mandater un autre représentant inscrit auprès d'Investia, un adjoint avec permis ou le directeur de succursale pour s'occuper de la clientèle. Une fois signée par les deux représentants, l'entente doit être acheminée au directeur de succursale (si applicable), à son superviseur en conformité ainsi qu’à l’équipe de l’enregistrement Investia enregistrement@investia.ca.
3 Généralement, pour une absence de courte durée, aucune entente de compensation monétaire n'est conclue entre les deux représentants pour les services rendus. Cependant, il demeure à votre discrétion de prendre une entente si vous le désirez.
4 Généralement, lors d'une absence de moyenne durée, une entente de partage de commission est prise entre les représentants afin que le représentant remplaçant reçoive une compensation monétaire pour les services rendus durant l'absence du représentant principal. Le représentant principal doit remplir une entente de distribution de commission et la faire parvenir au service de l'enregistrement du siège social. Le partage des commissions peut être fait à partir des commissions d'acquisition et/ou de maintien.
5 Dans le cas d'une absence de courte durée, il est très rare que nous ayons à faire face à ce genre de situation. Généralement, aucune entente particulière n'est prise à cet effet.
6 Si, à votre retour, l'un de vos clients souhaite poursuivre sa relation d'affaires avec le représentant remplaçant, il est important d'avoir établi au préalable le montant à débourser pour l'actif qui demeurera auprès du représentant remplaçant à la résiliation de la convention de remplacement et d'en faire mention dans la convention.
Tout au long de l'absence, la clientèle demeurera sous le nom et le code du représentant principal. Le nom du représentant principal continuera également d'apparaître sur les relevés de portefeuille expédiés aux clients par Investia.
Le représentant remplaçant assure le service aux clients existants pour toutes les transactions en traitant celles-ci au moyen du code du représentant principal.
Le représentant remplaçant devient responsable des transactions effectuées durant l'absence du représentant principal.
Pour la protection des deux représentants, les transactions effectuées par le représentant remplaçant doivent toujours être des transactions non sollicitées (ordres pour lesquels le représentant n'a prodigué aucun conseil). Pour obtenir des précisions supplémentaires concernant les transactions non sollicitées, veuillez vous référer au manuel des politiques et des procédures de conformité d'Investia.
Une transaction effectuée par le représentant remplaçant en l'absence du représentant principal doit en tout temps être signée par le client. Le représentant remplaçant ne peut en aucun cas utiliser un formulaire d'autorisation limitée (« FAL ») pour traiter une transaction.
Le représentant remplaçant doit signer lui-même les formulaires d'instructions de placement en utilisant le code du représentant principal. Afin d'éviter tout rejet des sociétés de fonds, nous vous recommandons d'indiquer la mention « En remplacement de M. ou Mme X » à côté de votre signature.
À titre de protection supplémentaire, nous vous recommandons d'indiquer, sur le formulaire d'instructions de placement, qu'il s'agit d'une transaction non sollicitée.
Pour une absence de moyenne durée, le représentant remplaçant se verra accorder un accès Univeris à la clientèle du représentant principal en faisant parvenir une demande par courrier électronique à l’équipe de l’enregistrement à : enregistrement@investia.ca. Une entente de confidentialité est incluse dans le modèle convention de remplacement.
Le représentant remplaçant disposera des accès nécessaires pour traiter lui-même les transactions dans Univeris (à moins que sa succursale ne lui offre déjà ce service).
Cependant, avant d'effectuer une transaction pour un client, même si cette dernière est non sollicitée, le représentant devrait s'assurer que la transaction convient au profil du client en vérifiant les renseignements en lien au profil du client (« CVC ») dans Univeris ou auprès de sa succursale.
Un client existant désirant remanier son portefeuille avant le retour du représentant principal peut le faire. Cependant, ce type de transaction doit toujours être non sollicité et le représentant remplaçant doit s'assurer que les transactions conviennent au profil du client en vérifiant les renseignements en lien au profil du client (« CVC ») auprès de sa succursale et en consignant des notes détaillées au dossier.
Dans de rares cas, il se peut qu'une société de fonds recevant un document de règlement signé par un autre représentant refuse de traiter la transaction. Dans ce cas, veuillez communiquer avec notre équipe de service à la clientèle afin que nous puissions clarifier la situation auprès de la société en question.
Le représentant remplaçant doit toujours s'assurer d'avoir un CVC à jour avant d’effectuer des transactions avec le client. Si le client a déjà un formulaire d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC datant de moins de 36 mois au dossier, le représentant remplaçant peut utiliser ce formulaire pour effectuer des transactions en le contresignant pourvu qu'il se soit assuré que les renseignements en lien au profil du client, à ses objectifs de placement et à sa tolérance au risque sont à jour et qu'une preuve de cette vérification est consignée au dossier.
Si, toutefois, le formulaire au dossier date de plus de 36 mois, le représentant remplaçant doit remplir un nouveau formulaire de mise à jour de CVC et le signer sous son nom personnel, mais sous le code du représentant principal. Cette bonne pratique permettra au représentant remplaçant de se défendre contre toute plainte ou poursuite future de la part des clients. Dès son retour, le représentant remplaçant devrait à son tour entériner toutes les mises à jour et vérifier le rapport des transactions effectuées par son remplaçant pendant son absence.
Le représentant remplaçant doit assurer le suivi des transactions afin de s'assurer qu'elles ont été traitées correctement au système et conformément aux instructions du client. Ce suivi est nécessaire afin d'éviter toute erreur pouvant générer une lettre d'indemnité et occasionner des frais pour le représentant remplaçant.
Si, pendant la période d'absence, un client existant souhaite ouvrir un nouveau compte, le représentant remplaçant peut le faire en remplissant la documentation avec le client et en signant un formulaire d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC pour ce régime. Ce nouveau compte sera ouvert sous le code de représentant principal. Cependant, à son retour, le représentant principal devra revoir et contresigner tous les formulaires et conserver une preuve de cette vérification au dossier.
Comme le représentant remplaçant aura accès à la clientèle dans Univeris et que la majorité des documents sont habituellement imagés, la plupart des documents nécessaires afin de bien servir la clientèle devraient être accessibles dans la section des documents imagés d'Univeris sous Client / Détails / Documents. Cependant, nous recommandons tout de même qu'une entente soit prise entre les représentants afin de permettre l'accès aux documents physiques si cela s'avérait nécessaire.
Le représentant remplaçant a les mêmes obligations de protection des renseignements personnels que le représentant principal et doit veiller au maintien de leur caractère confidentiel.
Les frais d'administration mensuels d'Investia continueront d'être facturés au représentant principal pendant les 3 premiers mois de son absence. Si l'absence se prolonge au-delà de 3 mois, les frais mensuels pourraient être suspendus jusqu'au retour en poste du représentant principal. Si une absence devait se prolonger au-delà de 3 mois, nous vous prions d'en informer l’équipe de l’enregistrement à : enregistrement@investia.ca afin que les frais soient suspendus jusqu'à votre retour.
Une étape importante vers l'achèvement du processus de gestion de l'absence consiste en la validation du travail effectué par le représentant remplaçant pendant l'absence. Toutes les opérations devraient être revues par le représentant principal afin d'assurer leur concordance avec les critères de convenance et les directives du client.
À son retour, le représentant principal devrait prendre connaissance des opérations effectuées par ses clients pendant son absence. Ce dernier doit revoir et contresigner les formulaires d'ouverture de compte/de mise à jour de CVC pour toute mise à jour effectuée ou tout nouveau compte ouvert par le représentant remplaçant pendant son absence, de même que le rapport des transactions effectuées pendant cette période.
À son retour, le représentant principal doit aviser l’équipe de l’enregistrement Investia à : enregistrement@investia.ca d’annuler l’accès aux remplaçants temporaires et de rétablir son propre accès.